Auch wenn die Planung einer unvergesslichen Veranstaltung viele Komponenten umfasst, ist die Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort eine Kunst für sich. Der richtige Veranstaltungsort stellt sicher, dass Ihre Eventlocation Hamburg nach allen Regeln der Kunst durchgeführt wird und dass die Gäste überrascht und begeistert sein werden. Darüber hinaus kann der richtige Veranstaltungsort den Planungsprozess sehr viel reibungsloser gestalten, indem er Ihnen alle “Extras” bietet, die für einen bleibenden Eindruck erforderlich sind – von der Tischdekoration über die Floristik bis hin zu Kontakten zu anderen Anbietern, die Ihnen helfen können, Ihre Veranstaltung zum Leben zu erwecken. Folgende Faktoren sollten Sie bei der Wahl der Eventlocation berücksichtigen.
Kapazität
Der richtige Veranstaltungsort ist nicht der richtige Veranstaltungsort, wenn er nur knapp unter der erwarteten Teilnehmerzahl liegt. Es ist zwar zu erwarten, dass die Teilnehmerzahl sinkt, aber Sie möchten nicht, dass der Raum zu eng ist, sodass ein gesunder Bewegungsfluss nicht mehr möglich ist, oder dass es für Ihre Gäste in irgendeiner Weise unangenehm ist. Wenn Letzteres der Fall ist, werden die Gäste nur Unbehagen von dem Abend mitnehmen. Auf der anderen Seite sollten Sie sich aber auch vergewissern, dass der Raum für die jeweilige Veranstaltung nicht zu groß sein wird.
Standort
Der Gesamteindruck eines Veranstaltungsortes kann den Ausschlag für oder gegen eine Veranstaltung geben. Es ist der Ort, der das richtige Ambiente und die richtige Stimmung für eine Veranstaltung oder eine Party schafft. Eine Veranstaltung, die unter einem bestimmten Thema steht, braucht eine passende Location, damit das Thema erfolgreich umgesetzt werden kann. Ein weiterer Faktor, der dabei zu berücksichtigen ist, ist die Notwendigkeit, dass der Ort zentral oder in der Nähe einer anderen Location liegt. Wenn Sie Gäste haben, die aus allen Ecken der Stadt kommen, ist ein zentraler Ort ideal. Es kann aber auch Gäste geben, die aus einer anderen Stadt oder einem anderen Land kommen und eine Unterkunft in der Nähe des Veranstaltungsortes oder, wenn möglich, am Veranstaltungsort benötigen.
Speisen und Getränke
Wir sind, was wir essen, und Gäste, die satt und zufrieden sind, sind am glücklichsten. Die Wahl der richtigen Kombination von Speisen (Vorspeisen oder Menü) und Getränken (volle Bar, Weinbegleitung oder alkoholfrei) ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Veranstaltung. Wenn das Budget eine Rolle spielt, können Sie sich für eine alkoholfreie Veranstaltung entscheiden, aber auch die Beschränkung auf ein einziges alkoholisches Getränk – z. B. Sekt oder einen besonderen Cocktail – kann die Kosten erheblich senken, ohne dass es wie eine Ausrede wirkt. Auch der Eventmanager der Eventlocation Hamburg kann eine Geheimwaffe sein, wenn es darum geht, das passende Menü für Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget zu finden. Scheuen Sie sich nicht, das Fachwissen in Anspruch zu nehmen. Die Veranstaltungsorte sind an Ihrem Geschäft interessiert und bereit, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.
“Wow”-Faktor
Wählen Sie ganz einfach den Veranstaltungsort mit dem größten “Wow”-Faktor. Vielleicht wählt man das Restaurant, das am Samstagabend bis zum Ende des Jahres ausgebucht ist. Oder Sie entscheiden sich für das Restaurant, das gerade die Auszeichnung “Bestes Restaurant des Jahres” oder “Bester Koch” erhalten hat. Wenn das Lokal, auf das Sie ein Auge geworfen haben, in den Lokalzeitschriften, in den sozialen Medien und in der Kaffeeküche in aller Munde ist, sind Sie auf dem besten Weg. Ein weiterer Vorteil: Manchmal ist es einfacher, eine komplette Veranstaltung an diesen Orten zu buchen, als einen einfachen Tisch für zwei Personen zu reservieren.
Bei der Planung einer denkwürdigen Kundenveranstaltung gibt es zwar viele Elemente, aber die Suche nach der richtigen Eventlocation kann die Bemühungen zu einem viel reibungsloseren Unterfangen machen. Dieses “Menü” aus fünf Elementen ist ein guter Anfang für die Auswahl des Veranstaltungsortes, der Ihre Veranstaltungen auf die nächste Stufe heben wird.